西安邮电大学档案管理办法
第一章 总则
第一条 为规范学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施条例》、《高等学校档案管理办法》、《陕西省档案条例》等有关法律法规，结合学校实际，制定本办法。
第二条 本办法所称的档案，是指学校和校内各单位从事招生、教学、科研、管理、技术开发与社会服务、国际交流与合作等各项活动中直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、数据、图表、声像、实物等不同形式、载体的历史记录。
第三条 档案是学校的宝贵资源，档案工作是学校重要的基础性工作。学校把档案工作纳入整体发展规划和各单位年终考核，纳入学校管理制度，纳入各单位职责和相关人员岗位职责，与学校各项工作同布置、同检查、同总结、同考核。在业务上接受省教育厅和省档案局（馆）的指导、监督和检查，并在人员配备、经费投入、馆库建设等方面给予保证。
第四条 学校各单位和个人都应遵守本办法，承担档案工作责任，履行保护档案义务，享有查阅档案权利。
第二章 机构设置与工作职责
第五条 学校档案工作由党委统一领导，校长负责，履行《高等学校档案管理办法》所规定的主要职责，分管档案工作的校领导协助校长承担领导职责。
第六条 学校设档案工作领导小组，由党委书记、校长任组长，分管档案工作的校领导任副组长，学校各职能部门负责人为成员。
领导小组下设办公室，办公室设在档案馆，办公室主任由档案馆馆长兼任。
学校档案工作领导小组的主要职责是：
（一）围绕档案资源建设、信息化建设、档案文化建设、队伍建设等工作，制定学校档案事业发展规划；
（二）贯彻执行国家档案管理的法律法规和方针政策，审核学校档案工作规章制度，负责对全校档案管理工作的检查、评比、表彰；
（三）研究决定学校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
第七条 档案馆是负责全校档案工作的组织、协调和管理的职能部门，是永久保存学校档案，为校内各单位、广大师生校友和社会提供档案利用的专门机构。主要职责包括：
（一） 在学校范围内宣传、贯彻和执行国家和陕西省有关档案工作的法律法规和方针政策；
（二） 综合规划、协调管理全校档案工作，监督、指导和检查学校二级单位档案管理工作；
（二）拟订学校档案工作规章制度和业务规范，并负责贯彻落实；
（三）负责本校各类档案及有关资料的收集（征集）、整理、统计、鉴定销毁和保管等工作；
（四）组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
（五）负责馆藏档案资源的查阅、利用和管理工作，为学校各项工作服务，为师生校友和社会服务；
（六）组织全校档案工作人员的业务培训及工作质量考核；
（七）编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
（八）利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能，主动服务立德树人根本任务；
（九）开展档案学术研究和交流活动。
第八条 档案工作是学校各单位工作的组成部分，各归档单位应当确定一位分管档案工作负责人，设置适当数量的专、兼职档案工作人员，负责本单位档案的收集、整理和移交工作。归档单位档案管理工作列入学校党政工作要点并与年度考核挂钩，兼职档案员工作纳入个人业绩考核内容。
第三章 档案队伍建设
第九条 档案工作人员应当热爱档案事业，保守党和国家的机密，忠于职守，遵纪守法，具备相应的专业知识与技能。学校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制，按照专业技术人员管理，并享受相应待遇。
第十条 学校专职档案工作人员列入学校编制，其编制人数根据档案业务数量和事业发展实际需要确定，并保证档案工作队伍专业结构和年龄结构的合理配置。
第十一条 学校加强档案工作人才培养和队伍建设，提高档案工作人员业务素质。鼓励和支持在档案领域开展国际交流与合作。
第四章 档案的立卷与归档
第十二条 学校实行部门立卷制度，学校各职能部门为立卷部门，各部门在工作活动中形成的，经过办理完毕，具有保存价值的文件材料，必须由本部门收集、整理组卷并向档案馆提交，档案馆按照立卷部门接收档案，并进行规范性检查。
第十三条 各立卷部门按照归档要求立卷，保证案卷质量。经本单位档案工作分管领导审批后,专（兼）职档案员方可向档案馆移交档案及相关资料。
第十四条 案卷的质量要求：
（一）各门类档案的质量要求：遵循文件材料的形成规律，保持彼此之间的有机联系，区别不同价值，便于保管和利用。
（二）卷内文件材料必须准确反映我校教学、科研和管理活动的真实内容，手续完备，制作和书写等材料利于长期保存。
（三）管理内容的档案按问题、时间和重要程度排列，要注意密不可分的材料排序顺序：批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印记在前，定稿在后；定稿在前，历次重要讨论稿在后；结论性材料在前，依据性材料在后；文字资料在前，图样在后（图样按目录或图号排列，配套的特殊载体的文件材料按有关规定整理）。
（四）专题性、成套性档案（含教学、科研、产品与科技开发、基建、设备、出版档案）按阶段、结构等分别组卷。
（五）每个案卷必须按规定格式逐件填写卷内目录、编页号、填写立卷人、检查人、立卷时间、正确划定保管期限。卷内文件材料情况说明，应填在备考表内。案卷题名简明确切，体式一致。
（六）案卷装订整齐牢固，装订用三孔一线，不装订的案卷，应按标准用细线逐件装订。去掉卷内文件上的金属物，托裱破损文件，字迹模糊的应复制与原件放在一起。封面书写工整、清晰，卷容美观大方。
第十五条 归档的文件材料包括纸质、电子、照（胶）片、录像（录音）带、光盘等各种载体形式。归档的档案材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局发布的《关于修改<电子公文归档管理暂行办法>的决定》（国家档案局令第14号）以及《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894-2016）执行，归档文件一般应为原件归档。
第十六条 涉密档案的归档，根据归档资料的密级单独立卷。
第十七条 档案馆在接受档案时，要检查归档文件材料是否齐全，整理是否合乎质量要求，对不合要求的案卷应返工整理。文件材料归档时，交接双方必须根据移交目录清点核对，并履行签字手续。
第十八条 由多个部门合作完成的工作，由主办部门负责立卷归档。学校重要会议、重大活动形成的材料，由会议或活动的承担部门或临时机构负责立卷归档。学校与校外单位协作完成的项目，由项目承担部门负责立卷归档，档案馆应至少保存一套完整的项目档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，均应将档案复制件送交档案馆保存。
第十九条 在学校教学、科研、管理等活动中形成的有保存价值的各种资料，必须经本单位兼职档案人员移交档案馆，集中管理，任何人不得拒绝归档或据为己有。国家规定不得归档的材料，禁止擅自归档。
第二十条 各级干部和工作人员调离或退休时，应该主动将其岗位形成的应归档文件材料移交给本单位专（兼）职档案员，不得据为己有或擅自销毁。本单位档案工作分管领导应做好提醒、检查工作，确保学校档案资源系统、完整。
第二十一条 个人在非职务活动中形成的重要文件材料和实物，档案馆可以通过接受捐献、购买、代存、交换等方式进行收集。档案馆通过前款规定方式收集档案时，应当考虑档案的珍稀程度、内容的重要性等，并以书面协议形式约定相关方的权利和义务，明确相关档案利用条件。
第二十二条 学校各立卷归档单位发生机构变动、职能调整或者撤销合并等情形时，应向有关单位或者档案馆移交档案，接受职能并入的单位，应及时调整归档范围，保证档案应归尽归。
第二十三条 学校对科研成果、基建工程等项目进行鉴定、验收时应该有档案部门的人员参加，有关业务主管部门应会同档案馆对应归档的文件材料加以审查，签署意见，做到各项工作结束时，有完整、准确、系统的材料归档。
第二十四条 学校各部门应当做到纸质档案材料和电子档案材料同步收整并归档。文件材料的归档范围分别是：
（一）党群类：主要包括学校党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；上级机关与学校关于党群管理的文件材料；学校党群部门在工作中形成的文件材料。
（二）行政类：主要包括学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的文件材料；行政职能部门工作中形成的文件材料。
（三）教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料；学校培养的学历教育学生的学籍档案；按原国家教委、国家档案局发布的《高等学校教学文件材料归档范围》（（87）教办字 016 号）的相关规定执行。
（ 四）科研类：按原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》（国档发〔1987〕6 号）执行。
（五）基本建设类：按国家档案局、原国家计委发布的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》（国档发〔1988〕4 号）执行。
（六）仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备（价值在 10 万元以上）的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
（七）产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
（八）出版类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
（九）外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、 中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
（十）财会类：按财政部、国家档案局发布的《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32 号）执行。
第二十五条 学校各类档案的归档时间：
（一）学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6 月底前归档；
（二）各教学部门和能按学年度归档的部门，应在次学年度寒假前归档；
（三）科研、基建等部门，重大活动声像材料，应在项目完成后两个月内归档。
第五章 档案的保管
第二十六条 档案馆对馆藏档案进行分类、编号，编制检索工具；建立档案借阅审批制度，严格执行审批程序，做好档案利用情况登记，保证档案信息安全。
第二十七条 档案馆应当对所保管的档案采取下列管理措施：
（一）建立健全科学的管理制度和查阅利用规范，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案；
（二）配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防磁、防高温、防强光防有害气体以及以及温湿度调控等设施，建立档案库房管理制度，明确岗位责任和管理要求；
（三）根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理；
（四）根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的设施设备；
（五）编制档案目录等便于档案查找和利用的检索工具。
第二十八条 涉密档案应设独立库房或专用保密文件柜单独存放，并配有必要设施。各档案分室或存放未移交档案的单位，应设立独立存放空间，安排专人负责，定期检查。遇到特殊情况，应及时向本单位主要负责人和档案馆汇报，并接受档案馆的业务指导和相关部门的安全检查。密级的变更和解密，应当依照国家法律法规和学校有关保密规定办理。
第二十九条 档案馆对档案馆藏、接收、利用及销毁情况进行定期统计，并按照上级主管部门要求报送档案工作基本情况统计报表。
第三十条 利用档案保护技术，最大限度地延长档案寿命。对已经破损或字迹褪色的档案，应及时修复或复制，进行数字化。已经数字化的档案，一般不再调用原件。
第三十一条 档案馆对保管期限已满的档案，经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定和确认已失去保存价值的档案，征得档案形成部门的同意，编制清册并报分管校领导批准，在销毁人员和监销人员完备手续后，方可销毁。未经鉴定和批准的档案，任何人无权销毁。
第三十二条 档案馆委托档案数字化等服务，应当与符合条件的档案服务企业签订委托协议，约定服务的范围、质量和技术标准等内容，并对受托方进行监督。受托方应当建立档案服务管理制度，遵守有关安全保密规定，确保档案的安全。
第三十三条 对于既是文物、陈列品和图书资料,又是档案的文献或实物，可由图书馆等相关职能部门自行管理。档案馆与上述有关单位开展业务协作，相互提供重复件、复制件和目录，联合举办展览、共同研究，编辑出版有关史料。
第六章 档案的公布与利用
第三十四条 档案馆应按照国家有关规定向学校和社会公布档案。未经学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。 档案的公布，是指通过下列形式首次向社会公开档案的全部或者部分原文：
（一）通过报纸、期刊、图书、音像制品、电子出版物等公开出版；
（二）通过电台、电视台、计算机信息网络等公开传播；
（三）在公开场合宣读、播放；
（四）公开出售、散发或者张贴档案复制件；
（五）在展览、展示中公开陈列。
属下列情况之一者，不对外公布：
（一）涉及国家秘密的；
（二）涉及专利或者技术秘密的；
（三）涉及个人隐私的；
（四）档案形成单位规定限制利用的。
第三十五条 馆藏档案的开放审核，由档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责。尚未移交进馆档案的开放审核，由档案形成单位或者保管单位负责。
第三十六条 学校档案开放利用一般应遵循以下原则：
（一）凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已开放的档案。
（二）境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
（三）馆藏档案一般不外借出馆，特殊情况需经档案馆负责人批准，必要时需经学校有关领导审批。对外借出档案，如有丢失或损坏，利用人应书面报告有关事项，学校根据不同情况，依法依规处理。
（四）重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，需经档案馆负责人批准。
（五）加盖西安邮电大学档案证明专用章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十七条 档案馆是学校出具档案证明的唯一机构。档案馆应为学校和社会利用档案创造便利条件。用于公益目的的，不收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，档案馆应优先提供。
第三十八条 未开放档案原则上只能由档案形成部门利用。利用者需持本人有效证件，经本单位档案工作分管领导同意。利用非本部门档案，一般应经档案形成部门同意，必要时需报请相关工作分管校领导和档案工作分管校领导批准。利用个人捐赠的档案，须经捐赠人书面同意，无法征得捐赠人书面同意的，须经档案馆批准。
第三十九条 查阅、摘录、复制未开放的档案，需经档案馆馆长批准。涉及未公开的技术档案，应事先经档案形成单位或者本人同意，必要时需要报请学校分管领导审查批准。需要利用的档案如果涉及重大问题或者国家秘密，还应当经学校保密部门批准。
第四十条 寄存在档案馆的档案，归寄存者所有。如果需要向社会提供利用，应征得寄存者同意。
第四十一条 出版档案史料和公布档案，应经档案形成部门同意，由档案工作分管校领导批准，必要时报请校长批准。利用馆藏档案，用于展览、发表、出版等，必须标明档案来源于西安邮电大学档案馆馆藏，且不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。
第四十二条 学校档案馆应积极开展档案的编研工作。档案馆应采取多种形式，如举办档案展览、陈列、建设档案网站等，积极开展档案宣传工作，充分发挥档案资政育人作用。
第七章 档案信息化建设
第四十三条 加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设，有序开展馆藏档案数字化工作。学校逐步实施纸质档案材料和电子档案材料同步归档。
学校信息化主管单位应当协助学校档案馆加强档案信息化建设，并采取措施保障档案信息安全，学校信息化主管单位做好监督指导。
第四十四条 档案馆和校内各单位应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统与办公自动化系统及其他校内各业务系统等相互衔接。
学校各单位在业务系统建设和升级改造过程中，应当把电子文件归档纳入建设内容，业务系统所产生的电子文件通过系统对接方式归档至学校档案馆，实现对电子档案的全过程管理。
第四十五条 档案形成部门应确保产生并归档的电子档案来源可靠、程序规范、要素合规，符合以下条件：
（一）形成者、形成活动、形成时间可确认，形成、办理、整理、归档、保管、移交等系统安全可靠；
（二）全过程管理符合有关规定，并准确记录、可追溯；
（三）内容、结构、背景信息和管理过程信息等构成要素符合规范要求。电子档案与传统载体档案具有同等效力，档案馆可依据电子档案出具加盖档案证明专用章的证明材料。
第四十六条 档案形成部门移交的电子档案应符合相关规范，通过符合安全管理要求的网络进行在线移交。不具备在线移交条件的，应将相关文件进行系统整理后，存储在档案专用光盘上进行离线移交。档案馆应对移交的电子档案进行检测，合格后方可接收入库；检测不合格时，应将所移交的电子档案及检测结果信息一并退回，由移交单位重新组织移交。
第四十七条 学校鼓励和支持档案馆推进传统载体档案数字化。应当符合档案主管部门有关规定，保证档案数字化成果的质量和安全。已经实现数字化的，档案馆应当对档案原件妥善保管。有条件开展文字、语音、图像识别工作，加强档案资源深度挖掘和开发利用。
第四十八条 学校档案馆负责档案数字资源的收集、保存和提供利用，建设、运行维护数字档案馆，提升学校的档案信息化水平。
第四十九条 学校推进档案信息资源共享服务平台建设，推动档案数字资源跨区域、跨部门共享利用。
第八章 条件保障
第五十条 学校建立健全档案安全工作机制，加强档案安全风险管理，提高档案安全应急处置能力。
第五十一条 学校档案工作业务经费列入学校经费预算，保证档案业务工作的正常运行和健康发展。学校设立专项经费，配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快学校数字档案馆建设，保障档案信息化与学校数字化校园建设同步进行。
第五十二条 学校按照《档案馆建设标准》（建标103-2008）的要求，为档案馆提供符合档案管理要求的专用档案库房。档案馆库房要自成体系。库房面积应满足档案工作发展的需要，留有存储发展空间。
第五十三条 对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定，采取有效的防护措施，防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤、社会保险待遇以及补助等其它有关待遇。
第九章 考核奖励与处罚
第五十四条 学校对各单位档案工作进行定期检查、考核和评比，检查结果纳入各单位工作、部门领导及专（兼）职档案员的年度考核内容，纳入学校奖罚体系，对出色完成工作任务的单位和专兼职档案员给予表彰奖励；对没有完成归档任务或造成档案损失的单位和责任人视情节轻重，根据有关规定给予教育或处分。
第五十五条 根据《高等学校档案管理办法》，对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
（一）在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的。
（二）在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的。
（三）在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的。
（四）将重要的或者珍贵的档案捐赠给学校西安邮电大学档案馆的。
（五） 同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第五十六条 有下列行为之一的，学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
（一）玩忽职守，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的。
（二）违反保密规定，擅自提供、抄录、复制、公布档案的。
（三）涂改、伪造档案的。
（四）擅自出卖、赠送、交换档案的。
（五）不按规定归档，拒绝归档或者将档案据为己有的。
（六）明知存在档案安全隐患而不采取补救措施，造成档案损毁、灭失，或者存在档案安全隐患被责令限期整改而逾期未整改的；
（七）其他违反档案法律法规和学校有关档案管理规章制度的行为。
第十章 附则
第五十七条 本办法自发布之日起执行。
第五十八条 本办法由学校西安邮电大学档案馆负责解释。
